Відповідно до Державного стандарту України (ДСТУ 4861:2007 "Інформація та документація. Видання. Вихідні відомості") вихідні відомості кожного видання повинні містити шифр зберігання видання.
Шифр зберігання складається з класифікаційних індексів Універсальної десяткової класифікації (УДК) та авторського знака. Шифр зберігання розміщується у верхньому лівому куті звороту титульного аркуша видання у такій послідовності:
Авторський знак подають під першою цифрою індексу УДК.
Складові шифру визначаються за відповідними таблицями:
- індекс УДК визначають за україномовними виданнями таблиць УДК, підготовку і випуск яких здійснює Книжкова палата України;
- авторський знак визначають за виданням "Авторські таблиці (двозначні)" Хавкіної Л. В.
Індекс УДК визначають за темою (змістом) видання. Їхнє основне завдання — максимально точно відобразити зміст видання та забезпечити в подальшому його швидкий та легкий пошук не лише в Україні, а й у світі (але лише за умови, що індекс визначено правильно).
Індексування документів за УДК здійснюється в межах спеціально розроблених принципів, положень і правил — на основі методики індексування.
Авторський знак — це умовне позначення прізвища автора або першого слова заголовка видання (залежно від відомостей, розміщених на титульному аркуші). Авторський знак складається з однієї літери та двох цифр. Літера — перша з імені автора чи заголовка. Дві цифри визначаються залежно від послідовності декількох перших літер прізвища чи заголовка видання. За заголовком авторський знак визначається тоді, коли авторами книги є більш ніж три людини, або авторів немає. Авторський знак призначений для полегшення і прискорення розміщення за алфавітом видань на полицях і карток в каталогах бібліотек.
У 1916 році його ввела відомий фахівець бібліотечної справи Любов Хавкіна.
В Україні авторський знак визначають за виданням "Авторські таблиці (двозначні). Для російської і української мов" Л. Б. Хавкіної.
Правила написання авторського знака.
Основні правила складання:
- літера відокремлюється від чисел пропуском - А 11;
- після літер, які написанням схожі на числа (З, І, О, Ч), додатково ставиться дефіс задля уникнення помилкового прийняття авторського знаку за тризначне число - О-463, З-172, Ч-985;
- у випадку подвійного прізвища авторський знак, дається за його першою частиною;
- якщо заголовком книги є ім’я, по батькові і прізвище особи, авторський знак, як виняток, дається не за першим складом заголовка, а за прізвищем цієї особи;
- якщо заголовок книги починається з прийменника, авторський знак, дається за цим прийменником;
- якщо першим словом заголовка є числівник, надрукований римськими чи арабськими цифрами, авторський знак, дається за його буквеним написанням (наприклад, VIII в авторському знаку – це Восьмий);
- на твори, описані в каталозі бібліотеки під найменуванням колективів (відомств, установ, наукових інститутів, товариств і т. д.), авторський знак визначається за першим словом найменування колективу;
- дублетні примірники документа одержують однаковий авторський знак.
Бібліотека коледжу надає послуги з визначення індексів УДК та авторського знака для підручників, навчальних та методичних посібників, наукових видань викладачів коледжу.
